Zjednodušte svůj seznam úkolů

Odstranit, přeškrtnout, zaškrtnout obyčejnou tužkou. Určitě znáte ten pocit, který máte, když si můžete odškrtnout nějakou položku ze svého nekonečného seznamu úkolů. Ale tento úspěch a úleva trvá jen krátkou chvíli, protože zbytek seznamu stále čeká. Může být ohromující vidět seznam úkolů, který se nezmenšuje a neustále roste bez ohledu na to, kolik položek odškrtnete.

Způsoby, jak se vypořádat se svým nekonečným seznamem úkolů

Změňte své myšlení a priority

Kontrolujte sami sebe a to, co jste za den schopni stihnout. Některé dny máte dost energie na to, abyste byli jako králíček Energizer, jindy zase nejste úplně 100%. Je důležité si uvědomit, že nejste robot. Jste lidská bytost, což není totéž jako "lidské jednání". Být realistou toho, čeho lze za den dosáhnout, co je nezbytně nutné udělat nebo co může být součástí týdenního cíle. Nouzové situace se nikdy neplánují a to může zničit celý váš den, týden nebo dokonce měsíc. Nadechněte se. Udělejte si chvilku na shromáždění myšlenek, soustředění a strategii.

Ať už používáte starou školu visící na zdi s kalendářem štěňat, deník, diář nebo aplikaci, dobrý způsob, jak začít, je revize měsíce dopředu.

Maximalizujte svůj čas

Nyní, když máte přehled o tom, jaké akce již probíhají, můžete začít plánovat a maximalizovat svůj čas. Potřebujete koupit přání nebo dárek k nadcházejícím narozeninám? Když jste v obchodě, podívejte se do svého kalendáře a zjistěte, zda existují další položky, které je také třeba vyzvednout. Vyberte si obchod, který může být vedle čistírny nebo obchodu s potravinami, abyste maximalizovali efektivitu. Co si můžete objednat online? Ujistěte se, že věnujete pozornost datům odeslání, abyste zajistili, že přijde před datem, kdy je potřeba.

Jste pověstní tím, že příliš dlouho čekáte na velká rozhodnutí a úplně se zasekáte v době krize? Možná nakonec zaplatíte vyšší cenu, protože jste zmeškali prodej nebo jste na poslední chvíli ukvapeně učinili rozhodnutí, které vás může z dlouhodobého hlediska stát peníze. Pokud máte na svém seznamu úkolů velké rozhodnutí, jako je nákup nového auta, změna zdravotní péče nebo žádost o workshop, seminář nebo certifikaci, vytvořte si kartu výzkumu a poznamenejte si raná data, dny prodeje (zejména svátky), termíny a jakékoli další informace.

Tímto způsobem se můžete připravit ještě předtím, než vstoupíte do obchodního kolotoče, získat dostupné a komplexní zdravotní pojištění a nenechat si ujít 50% slevu. Možná je pro vás dilema vaření. Pokud neplánujete dopředu, berete náhodné ingredience a dáváte dohromady ty, které nejsou nejlepší volbou. Existuje mnoho skvělých aplikací, které můžete používat při nakupování potravin a které vám ve skutečnosti řeknou, ve kterých uličkách najdete ingredience pro recept, který chcete udělat a co už máte po ruce.

Vědět, kdy se pustit

Abyste se vyhnuli vyhoření a zachovali si zdravý rozum, naučte se upřednostňovat sami sebe. To znamená, že si hodinku dáte na cvičení nebo na procházku. Užitečný tip: naplánujte si lekci jógy, silový trénink, apod. Neobětujte spánek. Být nejlepší verzí sebe sama znamená být odpočatý. Fungujete na plný plyn a to vyžaduje palivo a odpočinek, abyste se neprobudili pod napětím, zpomalení a unavení. Pořiďte si klidně chytré hodinky, které vás budou tlačit po celý den, abyste vstali, dýchali a hýbali se po dobu 30 minut.

Ano, je to docela náročné. Ale toto zařízení vám pomůže připomenout základní lidské potřeby, které máte. Jste tak zabraní do toho, co děláte, že si musíte připomenout, že už dvě hodiny sedíte u stolu a je čas vstát a rozhýbat své tělo. Potřebujete také položit telefon nebo myš a na chvíli se zhluboka nadechnout, musíte odejít od e-mailů, popadnout vodítko svého psa a jít na pěknou procházku, z níž oba vytěžíte maximum. Hádejte co? Ten nekonečný seznam úkolů stále existuje a svět neexploduje, pokud si uděláte minutu pro sebe.

Co nás drží v noci vzhůru? Před spaním si zapisujeme myšlenky, které se nám honí hlavou. Dejte to na papír nebo do počítače. Nechte to vše být. Ve dvě hodiny ráno s tím stejně nic neuděláte. Nejlepší je spát. Zavřete aplikace. Nechte své tělo a mysl odpočívat.

Používejte organizační nástroje, které vám pomohou k efektivitě

Správná platforma nebo produkt může absolutně pomoci zefektivnit váš osobní i pracovní život. Automatizace je váš přítel. Máme velké štěstí, že žijeme v době, kdy můžeme být na dovolené a naše podnikání funguje bez nás, pokud to máme správně nastavené. Je spousta marketingových nástrojů, které vám pomohou s automatizací marketingu vaší firmy. Namísto odpovídání na sto e-mailů můžete mít něco, co se integruje vaším kalendářem, takže nebudete u počítače uvázáni ručním odpovídáním a plánováním.

A pokud jste v koncích a trvá vám několik dní, než odpovíte na e-mail nebo dokonce na telefonát vašeho nejlepšího přítele, možná je čas na virtuálního asistenta. Jsou jako pohádkové kmotry, které uvolní váš mozek i vaše tělo.

V závislosti na projektu můžete najít virtuálního asistenta, který bude pracovat na plný nebo částečný úvazek a bude dělat cokoli od správy kalendáře, po konkrétní projekty nebo osobní pochůzky.

Nekonečný seznam úkolů nemusí ovládat váš život

Buďte vděční, že máte plnohodnotný život, dokonce i všední pochůzky se správnou perspektivou mohou změnit vaši náladu na to, co v daném okamžiku děláte. Místo toho, abyste řekli: "Musím..." řekněte: "Dostanu se..." a doplňte prázdné místo. Je více posilující změnit své myšlení tímto způsobem. Přeškrtnutí poslední položky ze seznamu se nemusí nikdy nastat a to je v pořádku. Nekonečný seznam úkolů se denně vyvíjí. Na konci dne jsou seznamy jen způsob, jak si uspořádat myšlenky.

Vždy se najde něco, co vyžaduje vaši pozornost, jen nechcete, aby vaše každodenní akční povinnosti převzaly vládu a zaplavily váš svět. Zkuste si tedy předem naplánovat a zefektivnit nějaké úkoly nebo služby a večer vypnout, abyste si odpočinuli.

Organizační chyby

Lidé se často stresují kvůli svým organizačním chybám. Může to být proto, že jejich strategie nebyla úplně správná a bylo potřeba ji upravit. Nebo možná zapomněli, jak to dotáhnout do konce. Jsou tak zaměřeni na to, co se pokazilo v jejich organizačním systému, že si nedávají žádný prostor být přítomni v přítomném okamžiku. Je důležité zjistit, co nefunguje a nechat za sebou minulé organizační chyby. Tím se posunete vpřed. Nejlepší způsob, jak napravit minulou chybu, je poučit se z ní. Zjistěte, co se pokazilo a co se povedlo, abyste příště, až budete organizovat svůj čas, neuvízli v chaosu.

Identifikujte své minulé organizační chyby

Uvědomte si, co vám v minulosti nefungovalo a zamyslete se nad tím, proč to nefungovalo. Položte si následující otázky: Byla strategie příliš komplikovaná? Možná tam bylo příliš mnoho kroků k udržení organizačního systému. Změnilo se něco ve vašem každodenním životě, kvůli kterému je strategie neúčinná?

Existuje nějaká část organizační strategie, která fungovala? Můžete využít část, která pracovala na vytvoření lepší organizační strategie? Někdy jsou nejlepší organizační strategie ty nejjednodušší.

Cvičte nové návyky

Buďte k sobě upřímní. Je to organizační strategie, která nefunguje? Nebo je to tím, že uvědoměle nepraktikujete nové návyky? Někdy organizační strategie vyžaduje, abyste změnili část své rutiny a vytvořili si nový zvyk. Nové návyky se nevytvářejí přes noc. Cvičí se, dokud na ně už nemusíte myslet. Může trvat 3 nebo více týdnů, než si nový zvyk zajedete jako rutinu. Zapomněli jste, že vaším novým zvykem při vyřizování pošty je vše otevírat? To znamená e-mailové faktury, papírové faktury a plánování času na dokončení úkolu.

Odpusťte si a nechte chyby z minulé organizace odejít

Přemýšlejte o tom, co se pokazilo. Byli jste vyrušeni a pak jste se zapomněli k úkolu vrátit? To znamená, že tu a tam vám zůstaly ležet hromádky. Hromady papírů byly naskládány u dveří, na jídelním stole a na pohovce.

Začněte znovu

Nyní víte, co se pokazilo, můžete začít znovu. Shromážděte ty hromady papírů. Recyklujte nebo skartujte ty, které nechcete. Naplánujte si čas věnovat se zbytku. Trvá to jen 10 minut. Možná vás vyrušili, když jste šli dát prádlo do sušičky. Zapomněli jste se vrátit ke svému úkolu, takže prádlo leželo přes noc v pračce a nyní se musí znovu vyprat. Ano, je to nepříjemné, ale stává se to. Nastavte si na telefonu připomenutí, abyste prádlo vložili do sušičky. Nastavte další připomenutí, abyste prádlo vyndali ze sušičky, složili ho a uložili.

Umístěte si do telefonu malá připomenutí (nebo budíky), která vám pomohou postupovat podle kroků  k dokončení úkolů. Někdo jednou řekl, že to je dar. Žijte tedy dnes a nechte minulost minulostí. Každý dělá organizační chyby. Je dobré uznat, když něco nefunguje tak, jak chcete. Přemýšlejte o tom, co se pokazilo a jak to můžete zlepšit. Je důležité nechat za sebou všechny minulé organizační chyby, abyste mohli začít znovu a posunout se vpřed. Setrvání na minulé organizační chybě to nezmění.

Můžete ale vyladit různé organizační strategie tak, aby vyhovovaly vám a způsobu, jakým žijete svůj život.

Myslete tedy pozitivně a buďte zdraví! Pak se budete moci vydat na rande kdekoliv v České republice! Chcete-li se nejprve s někým seznámit, navštivte online seznamku.

[ivi]