Naučte se pracovat se svým časem

Každý den má 86400 sekund. Někteří lidé stíhají během dne víc, jiní méně. Mít čas pod kontrolou je asi touhou každého z nás. Někdo si ho umí ušetřit, jiný ne. Často se stává, že chaos pilotuje náš život, a to nejen ten soukromý. Někteří rodiče jsou na denní životní povinnosti sami. Jsou to matky a otcové, kteří se sami starají o výchovu svých dětí. Sami všechno dávají, ale i nedávají.

V Americe je téměř třináct milionů rodin, kde je matka nebo otec samoživitel. O možnostech, jak stihnout všechno důležité během dne, nám radí školitelé time managementu.

Jak tedy čas využívat co nejlépe?

Efektivní využívání času rozhodně neznamená jen instalaci nejnovější aplikace do telefonu nebo koupě nového diáře. Je toho mnohem více. Primární součástí time managementu je především psychologie. To nejdůležitější je nastavení mysli. Musíte vědět, kdo jste, jaké jsou vaše hodnoty, na čem vám záleží a jaké jsou vaše cíle. Jednoduše se to poví, hůře se to realizuje. Když tuto otázku položíte lidem kolem sebe, 90 % vám odpoví, že priorita je rodina, ale přitom celý týden čtrnáct hodin denně tráví v práci.

Ale je to přece kvůli tomu, aby zabezpečili děti. Otázka je, zda chtějí děti být raději s rodiči, nebo mít nový mobilní telefon. Každý den jsme pod obrovským tlakem, obzvlášť samoživitelé. Je třeba stihnout co nejvíce, přibývají stále nové úlohy a povinnosti. Některé nám přidělí okolí, nějteré si vymyslíme sami. Často se stává, že celý den od rána do večera jsme v jednom kole a večer s pocitem vyčerpání padáme na gauč. Některé možná při tom napadne otázka: "A co jsem vlastně celý den dělal?" Abychom si na tuto otázku uměli odpovědět, musíme něco změnit.

A co máme vlastně dělat?

V prvé řadě je důležité začít den plánovat už večer. Sedněte si na chvilku za pracovní stůl a v klidu na obyčejnou A4 si napište seznam věcí, které chcete zítra udělat. Je dost možné, že po pěti minutách budete mít popsaný celý papír. Bohužel, nemůžete stihnout všechno, a proto se pokuste podívat se na svůj den realisticky a nepřeceňujte se. Jedna z technik je: to do list - seznam úloh. Jeho hlavní funkce je poskytnout nám návod, "cestovní pořádek", podle kterého si zorganizujeme svůj den moudře.

Praktická ukázka

Psát si svůj "to do list" každý večer, pravidelně!

Když nás chaos totálně ovládne a nevíme, kde nám hlava stojí, doporučuje se vypsat se na čistou A4... Myslíte na to, co potřebujete dokončit a pomalu píšete jednotlivé úlohy na papír. Za pár minut máte papír zaplněný a zažíváte pocit úlevy. Ulevilo se vám, protože jste myšlenky dostali konečně z hlavy ven.

Úlohy vždy začínejte slovesem

Všechno, co potřebujete, je psát svoje úlohy s akčním slovem na začátku. A ideálně velkými písmeny, aby se vám ve vašem seznamu úloh dobře orientovalo. Například UČIT SE s dcerou angličtinu - 30 minut.

Označte dvě nejdůležitější úlohy

Hned, jak si svůj seznam úloh každý večer napíšete, podívejte se na něho a položte si otázku: "Které dvě úlohy fakt musím zítra udělat, abych byl se sebou spokojený?" Jinými slovy, které úlohy ve vašem seznamu úloh jsou skutečně důležité? Kdybyste měli čas na vykonání jen jedné jediné položky, která by to byla? Když si nejste jistí, jděte na to takto: Která úloha se vám zdá nejtěžší? Která se vám zítra fakt nechce dělat? Dejte si vedle ní vykřičník a zítřejší den začněte právě s ní. Žádný Facebook, žádná ranní kontrola e-mailů. Sedněte si za stůl a začněte pracovat.

Rozlišujte mezi úlohou a projektem

Podle zdravého rozumu je dobré složitější úlohy rozdělit na několik kroků. Když máte všechny úlohy v rámci projektu jasně napsané, pomáhá vám to soustředit se na jednu konkrétní věc, krok, činnost, akci. Neodkládejte věci na později a pracujte produktivně, protože vám je jasné, co přesně teď musíte udělat. Rozkouskování projektu na jednotlivé úlohy vám ulehčí udělat první krok. Umožní vám vykročit mnohem jednodušeji, když přesně víte, jakou konkrétní úlohu máte tady a teď vykonat.

Odhady času

Jeden z důvodů, proč člověk nestíhá, je ten, že neumíme dobře odhadovat čas, který nám přinese složitost projektu. Zvykněte si přímo k vašim úlohám psát malé poznámky: 5min, 30min, 60min, atd. Následně začněte na nějaké úloze pracovat a když ji dokončíte, zapište si, kolik času vám skutečně zabrala. Byl váš odhad správný?

Ze seznamu úloh rovnou do kalendáře

Kalendář by vám měl sloužit jako dokonalý přehled o tom, jak trávíte svůj čas. Když ho trávíte prací, napište si to tam. Když s rodinou, napište si to tam. Když to uděláte, nemůže se vám stát, že něco nestihnete anebo na něco zapomenete.

Bodové ohodnocení místo priorit

Potřebujete se namotivovat a dokončovat důležité úlohy? Není lepší způsob, jak soutěžit sám se sebou aneb se jednoduše odměňovat. Nejdůležitější úloha ve vašem seznamu úloh je hodna 10 bodů. Musí to být něco, co váš projekt výrazně posouvá dále. Úlohy, které jsou sice fajn, ale neposouvají vás nějak extrémně k cíli, ohodnoťte 5 body. No a běžným úlohám typu zavolat a objednat se u logopeda atd. přiřaďte jedničku nebo dvojku - podle toho, jak to cítíte. Na konci dne si spočítejte, kolika bodů jste dosáhli.

Kde je ta magie? Magie je v tom, že si vaše skóre budete zapisovat každý den. Přirozeně vás to bude motivovat k tomu, abyste se zlepšovali, abyste si vybírali jen důležité (těžké) úlohy, abyste jednoduše dosáhli co nejvyšího skóre. Každý večer si nastavte připomínku v telefonu, abyste si zkontrolovali sebe, jak se vám dařilo. Odškrtávejte si všechny úlohy, které se vám nepodařilo udělat. Na konci týdne, v neděli večer, se opět podívejte, jak se vám dařilo a snažte se ze svého (ne)chování vyvodit určité důsledky.

Například, když se vám nedaří, zakažte si chodit na sociální sítě, odinstalujte si aplikaci v telefonu. Když jste byli, naopak, úspěšní, přidávejte si do svého kalendáře návyků další zlozvyky, kterých se plánujete zbavit. Dejte si pohár vína, odměňte se.

Co je tajemstvím produktivity?

Time management není jedna metoda nebo technika. Je to obrovský komplex vzájemně propojených disciplín, kterých finálním cílem je to, aby si člověk vytvořil systém sám pro sebe. Každý jsme jiný a každý potřebujeme trochu něco jiného. Přesnější stanovení cílů i podpora od známých nám mohou velmi významně pomoci na cestě k naplnění našich cílů. Mužům pomáhá něco jiného než ženám. Muži dosáhli svých cílů o 22 % úspěšněji, když používali svoje efektivnější techniky stanovení cílů.

Například si řekli, že "dají dolů 1 kilo za týden" místo toho, aby chtěli "zhubnout". Ženy byly o 10 % úspěšnější, když svoje cíle zveřejnily a získali tak podporu svých kamarádů a kamarádek.

Když už si stanovíte cíl, přidejte si k němu jednu akci, kterou uděláte každý den. Když chcete zhubnout, dejte si jako cíl například, že každý den půjdete na procházku. Pokud chcete přejít z mínusu do plusu na účtu, ušetřete každý den alespoň pár korun. Aby to vščechno nezůstalo jen v rovině vyprávění, udělejte si kalendář návyků.

1. Obstarejte si velký kalendář, na kterém bude zobrazený celý rok.
2. Stanovte si jednu úlohu, kterou chcete udělat každý den a napište si ji nad tento kalendář.
3. Vždy, když se vám tuto úlohu podaří splnit, napište si do kalendáře velké X. Oslavte úspěch.

Čím delší řetěz pozitivních dní vytvoříte, tím těžší pro vás bude jej přerušit. Protože když ho přerušíte, musíte začít od nuly. Dejte si jako cíl nejdříve úspěšný týden. Potom měsíc. Potom 90 dní... A vždy se pochvalte. Například při učení se cizího jazyka. Když se budete chtít naučit cizí jazyk, bude vám stačit věnovat se mu denně 30 minut. Při pravidelném učení se cizí jazyk zvládnete naučit za rok. Je třeba si jen vytvořit návyk. To samé se týká i dětí. Chcete, aby se naučili cizí jazyk? Tak jim pomozte tento návyk v nich vybudovat. Každý den s nimi čtěte jednu stranu a učte se s nimi fráze. Po nějaké době to budou už dělat sami.

Určitě jste zažili situaci, kdy něco děláte a vaše děti vám dají svoji úlohu. Vy jako obětavý rodič se vrháte do plnění úlohy, kterou vám dalo vaše dítě. A tu svoji necháváte nedokončenou. Co byste si poradili?

Vyrušení jsou do jisté míry největší nepřítel produktivity. Do jisté míry je jedno, zda nás vyruší kolega, klient, rodič, nový e-mail nebo dítě. Samozřejmě jsme lidé a rádi pomůžeme ostatním místo toho, abysme dělali na svých věcech. Děláme to, co je urgentní, místo toho, co je důležité. Na konci dne potom často zjistíme, že jsme celý den "makali", ale vlastně jsme jen servisovali ostatní a sami jsme se nepohli ani o centimetr. Proto je důležité dopředu si nastavit pravidla a vysvětlit, že když na něčem děláme, tak na tom prostě děláme, a snažit se vždy dokončit svoji úlohu anebo projekt, než začneme dělat něco jiného.

Samozřejmě, ne vždy je to jednoduché, ale je to jednodušší, než si mnozí lidé myslí.

Nikdy jste se takhle nezamýšleli? Možná je ta správná doba s tím začít. Začněte tím, že si najdete nějakou perfektní druhou polovičku na internetové seznamce.

[ivi]